Formation 1 : La gestion de projet

Formation 1 : La gestion de projet

Pour notre première formation, Nadine Herbelin, fondatrice de KERNH, a ouvert le bal avec une journée consacrée à la gestion de projet.

Si nous avions déjà eu l’occasion de travailler avec certains des outils qui nous ont été présenté aujourd’hui, c’était bien la première fois que nous nous retrouvions « obligés » de nous cadrer et de consacrer huit heures d’affilées à notre projet !

Mettre des mots sur nos valeurs…

… grâce à l’exercice des « 5 P », qui consiste à s’interroger en profondeur sur un sujet en répondant cinq fois à un nouveau « pourquoi…. »

Par exemple :

"- Pourquoi veux-tu créer des projets sociaux ?
- Pour que tout le monde se sente bien
- Pourquoi crois-tu que tout le monde ne sent pas bien ?
- Parce que nous ne naissons pas tous égaux et qu'il existe de nombreuses injustices.
- Pourquoi est-ce important que tout le monde soit égal ?
- Pour que la paix sociale existe"

Ce moment nous a permis de définir nos valeurs et de comprendre que si elles nous paraissaient inhérentes à nos personnalités, nous avions besoin de les afficher. Nous retiendrons pour notre projet cinq grandes valeurs : la solidarité, la paix, l’équité, l’exemplarité et le bien-être.

Commencer à définir des objectifs

Ce premier moment de l’incubation nous a également permis de définir des objectifs et de les visualiser, notamment via le dessin du chemin. L’idée est de se dessiner, au début d’un sentier et d’inscrire de part et d’autre de la route les principaux jalons (objectifs intermédiaires), ainsi que les menaces (symbolisées par l’orage) et les opportunités.

Ce schéma prépare bien au SWOT et donne vraiment une impulsion au projet. J’aime beaucoup l’idée, très visuelle et motivante, bien que pour cette fois nous ayons choisi la version light !

Le fameux SWOT

Et non, ce n’est pas une unité des forces spéciales, mais une ordonnée et une abscisse qui se croisent pour recenser et hiérarchiser les Strengths (Forces), les Weaknesses (Faiblesses), les Opportunities (Opportunités), et les Threats (Menaces). L’exercice nous a permis de mettre à plat toutes nos idées afin de « faire de l’ordre » et surtout, il nous a donné l’occasion de nous rendre compte que le contexte de notre projet était relativement positif et que toutes les menaces et contraintes pouvaient se transformer en atouts et opportunités.

Réfléchir à des indicateurs et à un objectif clair

Effectivement, avoir des objectifs c’est bien, savoir les ancrer dans du réel et pouvoir les chiffrer, c’est mieux ! Nous avons donc fait marcher nos méninges pour savoir comment nous pourrions mesurer nos avancées.

Un objectif bien défini est un objectif « SMART » :

  • Spécifique (simple, clair, légitime, persuasif)
  • Mesurable
  • Acceptable (atteignable et ambitieux)
  • Réaliste (et fédérateur)
  • Temps (inscrit dans le temps)

Pour notre cas précis, nous avons donc choisi comme objectif de trouver 600 k€ avant octobre et pour nos indicateurs , nous avons opté pour :

  • avoir élaboré un business plan qui nous permette d’être à l’équilibre
  • avoir réuni 80% de la somme escomptée
  • avoir validé le lieu [avec les partenaires, la commune, etc.]

Si ces indicateurs ne sont pas positifs en octobre, nous passerons à notre fameux (mais secret !) plan B.

La tour de contrôle

Enfin, nous avons consacré une partie de l’après-midi sur l’élaboration d’une tour de contrôle après avoir fait un brainstorm de toutes les activités que nous devrons mettre en place pour concrétiser le projet. Autant vous dire tout de suite qu’après avoir construit cette tour, je me suis sentie pousser des ailes !

L’idée est d’avoir un outil personnalisé (que Bertrand qualifie de « temporisateur ») qui nous permette de suivre l’avancée du projet. Pour nous, l’important est de prioriser toutes les tâches à venir et de pouvoir visualiser ce que nous pouvons déléguer de ce que nous devons mettre en place en interne, et à quelle échéance. Nous nous sommes donc basés sur le modèle de « tableau d’Eisenhower » qui, sur l’ordonnée place l’importance et sur l’abscisse l’urgence.

Sur la tour de contrôle originelle, nous nous étions aussi débattu avec un planning mais après avoir paniqué et nous être perdu dans un dispositif qui ne nous convenait pas, nous nous sommes rassurés par l’utilisation de notre bon vieil outil : « google agenda » 🙂

Une fois rentrés à la maison, nous avons réorganisé les post-it et avons choisis des codes couleurs plus clairs que ceux du premier jet.

Notre bilan

Travailler sur ces outils nous a permis de valider deux points :

  • il nous fallait un vrai temps de travail lié à l’organisation et à la gestion du projet et tout ce qu’a pu nous proposer Nadine nous a permis de clarifier et de mettre le doigt sur des choses que nous pensions claires et qui nécessitaient en fait un vrai cadrage,
  • Nous allons dans le bon sens et notre organisation de travail, qui nous est personnelle, nous va très bien. Certains outils peuvent nous aider ponctuellement et nous permettre d’avancer, d’autres peuvent tout à fait nous faire sombrer dans la panique. A nous de savoir nous arrêter !

Nous sommes donc ravis de cette première journée de formation qui nous permet de rentrer dans le bain et de commencer à confronter notre travail individuel avec des personnes expérimentées, outillées et de très bons conseils !

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